Notice d’information sur la protection de vos données personnelles
Cette notice d’information vous est destinée en tant que personne physique concernée par la collecte et le traitement de vos données personnelles, opérés par la FSASPTT, dans le cadre de l’utilisation de l’outil Liberfit concernant la gestion des licences.
Ce document précise les besoins de la FSASPTT de collecter des informations vous identifiant et pouvant concerner votre vie privée, mais aussi comment elles seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et les droits dont vous disposez.
La FSASPTT estime que la protection de vos données est essentielle pour construire, avec vous, une relation de confiance. Elle veillera désormais au respect de cette nouvelle règlementation et entend assurer une gouvernance responsable de ses fichiers informatiques, ainsi que la plus grande transparence sur les traitements de données qu’elle opère.
Qui sont les personnes dont les données sont collectées ?
Toutes les personnes et utilisateurs de Liberfit qui ont pu avoir ou qui ont actuellement une licence au sein de notre fédération. Nous traitons vos données sur la base du consentement que vous nous donnez lors de la remise du bulletin d’adhésion dans votre club ASPTT ou en vous inscrivant sur Adhérons via le service E-Cotiz.
Quelles données personnelles collectons-nous ?
Les données personnelles qu’il est nécessaire de mentionner afin d’obtenir sa licence ASPTT (données retranscrites directement par l’adhérent via le formulaire d’inscription en ligne ou par un membre du club habilité à le faire) : prénom, nom, date de naissance, adresse, mail.
Les données que vous transmettez à votre club ASPTT sont les mêmes que celles évoquées ci-dessus pour l’obtention d’une licence. Les clubs aussi se mettent en conformité pour assurer la protection de vos informations personnelles figurant sur votre bulletin d’adhésion (support papier), notamment en assurant la sécurité de leurs locaux dans lesquels sont conservés ces bulletins.
D’où proviennent-elles ?
Prise de licence : 3 façons de saisir les données d’un licencié :
• Un membre de votre club, strictement habilité à le faire, remplit la fiche du licencié directement sur l’outil Adhérons, protégé par un mot de passe ;
• Import CSV (fichiers EXCEL) contenant les informations ;
• Inscription en ligne directement par le licencié via l’interface E-Cotiz (formulaire d’adhésion dématérialisé).
De quelle façon concrète sont-elles protégées ?
Identification précise du lieu de stockage
Les données personnelles de nos licenciés sont exclusivement collectées sur l’outil logiciel Liberfit.
Les menaces extérieures et les sources de risques sont par conséquent fortement diminuées.
Sécurité des locaux au siège de la fédération (code, porte blindée...)., et donc du bureau du Service informatique
La sécurité informatique
• Mise à jour des antivirus et logiciels ;
• Contrôles d’accès : changement régulier et utilisation de mots de passe complexes (double mot de passe, double identification et base de données accessibles uniquement en réseau local).
• Procédure de sauvegarde et de récupération des données en cas d’incident ;
• Vigilance dans la retranscription de vos choix et préférences lors de la saisie (de la case à cocher pour savoir si vous souhaitez recevoir ou non les offres de nos partenaires).
La responsabilisation de nos co-traitants et partenaires :
Avant de transmettre certaines informations privées vous concernant à un co-traitant ou à un partenaire, tel que Web Stratégie qui héberge toutes les données de la FSASPTT, cette dernière s’est assurée que ce dernier respecte le RGPD, à savoir qu’il dispose également d’outils efficaces permettant de préserver au mieux la sécurité de ces données.
Qui a accès à vos données ?
La FSASPTT prend toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données qu’elle a collectées, et ce, en s’assurant que seules les personnes autorisées y accèdent, en raison de leurs activités au sein de la fédération ou des clubs ASPTT. De même, nos prestataires ou partenaires peuvent avoir accès à tout ou partie de vos données de manière sécurisée dans le cadre de l’exécution de leur prestation ou de nos partenariats.
Responsabilisation et élaboration d’un registre nominatif : création de profils distincts selon les besoins des utilisateurs pour accéder aux données :
La FSASPTT dispose de plusieurs administrateurs généraux (super admin) qui administrent et ont la main mise sur l’outil Liberfit, et accèdent ainsi à vos données. Le responsable Système d’information de la FSASPTT est le seul profil à pouvoir bénéficier d’une vision globale dans la gestion de ces accès et à pouvoir fournir un droit d’accès limité à l’outil Liberfit, en définissant son périmètre :
• Soit il lui fournit un droit d’accès général, égal au sien ;
• Soit il lui fournit un droit d’accès inférieur, qui est fonction des missions qu’il a en charge (ex : exclusivement visionnage des licenciés).
Membres de la fédération
Le responsable régional de la FSASPTT
Le club ASPTT dans lequel vous avez pris votre licence : l’accès à vos données est géré par un administrateur ASPTT qui peut octroyer cet accès de façon limitée à un administrateur en charge de l’activité que vous pratiquez, tous deux nominativement désignés et responsabilisés.
Service juridique de E-Cotiz
Combien de temps sont conservées vos données ?
La FSASPTT conserve vos données en fonction des finalités de ses traitements, et dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, aussi longtemps que cela est nécessaire, en prenant en considération les éléments suivants :
· La proportionnalité entre la nécessité de conserver les données et la protection de vos droits ;
· Les besoins de justification d’assurance de la FSASPTT.
Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
Vous disposez de différents droits sur vos données dans les limites et conditions autorisées par le RGPD :
· Accéder à l’ensemble de vos données : vous pouvez obtenir des informations relatives au traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
· Rectifier, mettre à jour vos données : si vous considérez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’obtenir qu’elles soient modifiées en conséquence, dès la fin de la saison sportive en cours ;
· Effacer : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles à la fédération qui pourra engager une procédure d’anonymisation de celles-ci ;
· Demander une limitation des traitements que nous opérons relatifs à vos Données ;
· Demander la portabilité de vos données : vous avez le droit de demander à récupérer les Données que vous nous avez fournies ou à ce qu’elles soient transmises à un tiers si cela est techniquement possible ;
· Retirer votre consentement à tout moment pour les traitements de vos Données soumis à votre consentement ;
· Vous opposez au traitement de vos données : vous pouvez pour des motifs légitimes liés à votre situation particulière, vous opposer au traitement de vos Données personnelles, mais également vous opposez, à tout moment, au traitement de vos Données à des fins de prospection, ce qui inclut les traitements de profilage liés à cette prospection ;
· Introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en France (www.cnil.fr ).
Comment exercer effectivement vos droits ?
La FSASPTT a désigné un Délégué à la Protection des Données Personnelles (ou DPO), qui veille à ce que les traitements de vos données personnelles mis en œuvre par le Service d’information de la fédération respectent la règlementation applicable. Il est votre interlocuteur privilégié pour répondre favorablement à toute demande de votre part dans un court délai, de quinze jours au maximum.
Comment serez-vous informé des évolutions apportées à cette notice d’information ?
La présente notice peut être amenée à évoluer pour protéger au mieux vos données personnelles (ex : amélioration de l’outil Adhérons). Nous vous tiendrons informé de toute modification significative qui pourrait lui être apportée par l’un de nos canaux habituels de communication (emailing), et vous inviterons à en prendre connaissance sur notre site internet www.asptt.com.